忘年会の案内文例完全ガイド！社内・社外・オンライン・コロナ禍での開催・中止例文！

新型コロナウイルスの影響で生活でも仕事でも自粛が多かった一年。

ガラッと生活様式も変わって、”withコロナ”と新様式の生活が求められています。

忘年会の幹事を任された方はどんな忘年会にしようか、どんな案内文なら参加しようと思ってもらえるか・・・悩みますよね。

忘年会は平常時でも、社内、社外で行われますし、コロナ禍でオンラインでリモート忘年会の需要も高まっています。案内文の内容はすべての場合で異なります。

今回は忘年会の案内文を、社内向け、社外向け、オンラインの忘年会での案内文を平常時とコロナ禍の場合にわけて紹介します！

また状況によっては残念ながら中止になってしまうこともあると思います。その場合の中止例文まで、この記事を読めばスムーズに準備できます。

慣れないなか頑張ってきて迎えた年末、忘年会で盛り上がるために案内文作成に勤しみましょう！

忘年会案内文のマナーや構成は？

案内文は、催事の情報を相手に伝えるために書状です。忘年会の日程や会場、参加費が決定したら、書面やメールを出しましょう。

情報は正確に伝え、出席を強制することのない文面になるように配慮することが大切です。

忘年会の案内文を作成するために、まずは基本的なことを確認します。

案内文を送る時期

年末は多忙な時期なので、遅くても開催日の１ヶ月前から２週間前にお知らせしましょう。受け取る側が余裕をもって対応できるように早めを心がけましょう。

逆に早く出しすぎると予定が決まらず保留にされ忘れられる場合もあるので注意です！

構成

相手によって案内文の書き方は異なりますが、一般的には次の３つで構成されています。

• 挨拶文・・・日頃のお世話になているお礼やねぎらいの言葉、会の目的や参加のお誘いの言葉をいれます。
• 内容・・・必要な内容（日時、場所など）を書きます。
• 添付物・・・地図やプログラムなど必要なものがあれば添付します。

必要事項

内容の必要事項は、以下をいれます。

• 会場名
• 会場の住所、電話番号
• 日時
• 地図や最寄りの駅名（地図を載せたほうがわかりやすいです）
• 参加費の金額（社外用には記載しません）
• 幹事の連絡先
• 返信の期限

最近ではメールで送るのが一般的になっています。メールで送ることで返信の聞き忘れや、書面をなくすことがなくなるので整理もしやすくなります。

また、メールで送るメリットとしては添付としてお店の地図やホームページを一緒に送ることも可能です。

書面で送る場合の対象は、社外の人やメールが苦手な社員となります。目上の先輩であることが多いので、メールでもマナーに気をつけて文章を構成しますが、文章はより丁寧に作ること心がけてください。

手紙は相手に届くまで時間がかかるので、返信期限も考えて送りましょう。

忘年会の案内文例完全ガイド！社内向け

社内向けの忘年会案内文の例文を紹介します。

平常時開催

メールの場合は、件名に「忘年会のお知らせ」といれます。そのとき【重要】や【要確認】など一緒にいれておくと見忘れを防ぐこともできます。

また地図をリンクとして貼ったり、最後にメールアドレスを書くことで返信しやすくなります。

挨拶文の例文その他

 

など組み合わせを変えて会にあった案内文を作成してください。

次に、コロナ禍で開催する場合の案内文を紹介します。

コロナ禍の場合大切なことは、

• 感染対策をしておくこと
• 無理して出席する必要はないこと
• 一度出欠を返信したあとでも変更可能なこと

を案内文にいれておくことで安心して参加することができるのでおすすめです。

コロナ禍開催

 

基本は平常時と同じですが、コロナ禍の場合感染対策を行っていることを具体的にいれることで安心して出席できるのでポイントです！

忘年会の案内文例完全ガイド！社外向け

社外向けの案内文を紹介します。

平常時開催

 

挨拶の始まりには「頭語（拝啓）」、結びには「結語（敬具）」いれます。

社外向けには会費を書かないのが一般的ですが、参加費を徴収する場合は書いてあったほうが親切です。
取引先の重役に出す場合などはメールではなく案内状（返信ハガキ同封）を出すのが良いでしょう。

社外にだすものは失礼のないように丁寧な言い回し表現を使うと好印象です！

メールにて案内状を作成する場合は「拝啓」「敬具」はつけずに「お世話になっております」「よろしくお願いします」と使用するのが一般的です。

ですが、相手により気持ちが伝わるように丁寧な文面にする場合はつけても大丈夫です。

会社ごとにメールの文面が決まっているときは、上司や先輩に相談してみましょう。

挨拶文の例文その他

• 平素は格別のご厚情を賜り、ありがたくお礼申し上げます。
• 貴社におかれましてはますますご清祥のことと、お慶び申し上げます。
• 弊社が大過なくこの一年を推移する事ができましたのは、ひとえに皆様のご指導とご助力のおかげと存じ、改めて深謝申し上げます。
• 取引様同士の親睦を深める目的も兼ねておりますので、ぜひとも万章お繰り合わせの上、ご参加いただきますようお願い申し上げます。

など組み合わせを変えて会にあった案内状を作成しましょう。

次にコロナ禍で開催する場合の案内状を紹介します。

コロナ禍開催