忘年会の案内文例完全ガイド!社内・社外・オンライン・コロナ禍での開催・中止例文!

新型コロナウイルスの影響で生活でも仕事でも自粛が多かった一年。

ガラッと生活様式も変わって、”withコロナ”と新様式の生活が求められています。

忘年会の幹事を任された方はどんな忘年会にしようか、どんな案内文なら参加しようと思ってもらえるか・・・悩みますよね。

忘年会は平常時でも、社内、社外で行われますし、コロナ禍でオンラインでリモート忘年会の需要も高まっています。案内文の内容はすべての場合で異なります。

今回は忘年会の案内文を、社内向け、社外向け、オンラインの忘年会での案内文を平常時とコロナ禍の場合にわけて紹介します!

また状況によっては残念ながら中止になってしまうこともあると思います。その場合の中止例文まで、この記事を読めばスムーズに準備できます。

慣れないなか頑張ってきて迎えた年末、忘年会で盛り上がるために案内文作成に勤しみましょう!

忘年会案内文のマナーや構成は?

案内文は、催事の情報を相手に伝えるために書状です。忘年会の日程や会場、参加費が決定したら、書面やメールを出しましょう。

情報は正確に伝え、出席を強制することのない文面になるように配慮することが大切です。

忘年会の案内文を作成するために、まずは基本的なことを確認します。

案内文を送る時期

年末は多忙な時期なので、遅くても開催日の1ヶ月前から2週間前にお知らせしましょう。受け取る側が余裕をもって対応できるように早めを心がけましょう。

逆に早く出しすぎると予定が決まらず保留にされ忘れられる場合もあるので注意です!

構成

相手によって案内文の書き方は異なりますが、一般的には次の3つで構成されています。

  • 挨拶文・・・日頃のお世話になているお礼やねぎらいの言葉、会の目的や参加のお誘いの言葉をいれます。
  • 内容・・・必要な内容(日時、場所など)を書きます。
  • 添付物・・・地図やプログラムなど必要なものがあれば添付します。

必要事項

内容の必要事項は、以下をいれます。

  • 会場名
  • 会場の住所、電話番号
  • 日時
  • 地図や最寄りの駅名(地図を載せたほうがわかりやすいです)
  • 参加費の金額(社外用には記載しません)
  • 幹事の連絡先
  • 返信の期限

最近ではメールで送るのが一般的になっています。メールで送ることで返信の聞き忘れや、書面をなくすことがなくなるので整理もしやすくなります。

また、メールで送るメリットとしては添付としてお店の地図やホームページを一緒に送ることも可能です。

書面で送る場合の対象は、社外の人やメールが苦手な社員となります。目上の先輩であることが多いので、メールでもマナーに気をつけて文章を構成しますが、文章はより丁寧に作ること心がけてください。

手紙は相手に届くまで時間がかかるので、返信期限も考えて送りましょう。

忘年会の案内文例完全ガイド!社内向け

社内向けの忘年会案内文の例文を紹介します。

平常時開催

社員 各位

令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名)

忘年会のご案内

今年も残りわずかになりました。そこで恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。
つきましては社内の親睦をはかり、来年に向けたさらなる飛躍への機会にしたいと存じます。
年の瀬を迎える中、ご多用とは存じますが楽しい企画も予定していますので、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。

日時 20××年◯月◯日(◯) 午後◯時◯分より
場所 ▲▲▲
住所 ◯◯◯
※⚫️⚫️駅より徒歩◯分(できれば地図も)
駐車場 あり(もしくはなし、近隣に駐車場はあるか)
電話番号 ⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️
会費 ◯、◯◯◯円
※当日、なるべくお釣りが出ないようにご持参いただけると助かります。

幹事 ⚫️⚫️部 ◯◯◯◯
⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️(幹事電話番号)

誠に恐れ入りますが、⚫️月⚫️日までに幹事まで出欠を知らせてください。
ご不明な点がありましたら、ご連絡ください。

メールの場合は、件名に「忘年会のお知らせ」といれます。そのとき【重要】【要確認】など一緒にいれておくと見忘れを防ぐこともできます。

また地図をリンクとして貼ったり、最後にメールアドレスを書くことで返信しやすくなります。

挨拶文の例文その他

みなさんお仕事お疲れ様です。さて、今年も残すところわずかとなりました。
恒例の忘年会を下記の通り計画しております。師走のお忙しい時期とは思いますがご参加下さいますようお願い申し上げます。
今年も残りわずかとなりました。そこで◯月◯日、今年も社員間の交流をかね忘年会を開催することとなりましたのでご連絡いたします。
楽しい企画をご用意しております。ご参加下さいますようお願い申し上げます。
多忙な時期だからこそ、しばしリラックスタイムをとって一年分の疲れを落とそうではありませんか。
おおいに憂さを晴らして、気分を一新して新年を迎えようと、幹事一同趣向を凝らした準備をしています。

 

など組み合わせを変えて会にあった案内文を作成してください。

次に、コロナ禍で開催する場合の案内文を紹介します。

コロナ禍の場合大切なことは、

  • 感染対策をしておくこと
  • 無理して出席する必要はないこと
  • 一度出欠を返信したあとでも変更可能なこと

を案内文にいれておくことで安心して参加することができるのでおすすめです。

コロナ禍開催

社員 各位

令和⚫️年⚫️月⚫️日
(部署名・名前)

忘年会のご案内

今年もわずかになりました。そこで恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。
新型コロナウイルスの感染拡大が懸念されており、参加にご心配をおかけているかと存じますが、会場の衛生管理を徹底したうえで開催することに決定しました。
また今後の社会状況次第では、延期や中止も想定しております。
皆様の健康が第一ですので、無理のない範囲で出欠の返信をいただけると幸いです。

日時 20××年◯月◯日(◯) 午後◯時◯分より
場所 ▲▲▲
住所 ◯◯◯
※⚫️⚫️駅より徒歩◯分(できれば地図も)
駐車場 あり(もしくはなし、近隣に駐車場はあるか)
電話番号 ⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️
会費 ◯、◯◯◯円
※当日、なるべくお釣りが出ないようにご持参いただけると助かります。

幹事 ⚫️⚫️部 ◯◯◯◯
⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫(幹事電話番号)

新型コロナウイルスの対策として以下の対策を徹底しています。

  • 当日検温の実施
  • アルコール消毒の設置
  • 広めの席配置、マスク会食

誠に恐れ入りますが、⚫️月⚫️日までに幹事まで出欠を知らせてください。
なお、出欠を出したあとでも体調不良の理由での変更は可能ですので幹事にお知らせください。
ご不明な点がありましたら、ご連絡ください。

 

基本は平常時と同じですが、コロナ禍の場合感染対策を行っていることを具体的にいれることで安心して出席できるのでポイントです!

忘年会の案内文例完全ガイド!社外向け

社外向けの案内文を紹介します。

平常時開催

◯◯会社 御中

令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名・名前)

忘年会のご案内

拝啓 歳末の候、皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。今年一年格別のご厚情でお引き立ていただきましたこと心よりお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、恒例の忘年会を下記の通り開催する運びになりました。
つきましては、日頃のご厚情へのご挨拶を申し上げたく、また新年のさらなる飛躍のため相互の親睦を深めたく存じます。
ご多忙のことと存じますが、是非ともご出席を賜りますようご案内申し上げます。

敬具

日時 20××年◯月◯日(◯) 午後◯時◯分より
場所 ▲▲▲
住所 ◯◯◯
※⚫️⚫️駅より徒歩◯分(できれば地図も)
駐車場 あり(もしくはなし、近隣に駐車場はあるか)
電話番号 ⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️
お問い合わせ先 幹事 ⚫️⚫️部 ◯◯◯◯
⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫(幹事電話番号)
不明点等ございましたら、ご連絡ください。

なお会場準備の都合上、お手数ではございますが◯月◯日までにご出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。

 

挨拶の始まりには「頭語(拝啓)」、結びには「結語(敬具)」いれます。

社外向けには会費を書かないのが一般的ですが、参加費を徴収する場合は書いてあったほうが親切です。
取引先の重役に出す場合などはメールではなく案内状(返信ハガキ同封)を出すのが良いでしょう。

社外にだすものは失礼のないように丁寧な言い回し表現を使うと好印象です!

メールにて案内状を作成する場合は「拝啓」「敬具」はつけずに「お世話になっております」「よろしくお願いします」と使用するのが一般的です。

ですが、相手により気持ちが伝わるように丁寧な文面にする場合はつけても大丈夫です。

会社ごとにメールの文面が決まっているときは、上司や先輩に相談してみましょう。

挨拶文の例文その他

  • 平素は格別のご厚情を賜り、ありがたくお礼申し上げます。
  • 貴社におかれましてはますますご清祥のことと、お慶び申し上げます。
  • 弊社が大過なくこの一年を推移する事ができましたのは、ひとえに皆様のご指導とご助力のおかげと存じ、改めて深謝申し上げます。
  • 取引様同士の親睦を深める目的も兼ねておりますので、ぜひとも万章お繰り合わせの上、ご参加いただきますようお願い申し上げます。

など組み合わせを変えて会にあった案内状を作成しましょう。

次にコロナ禍で開催する場合の案内状を紹介します。

コロナ禍開催

◯◯会社 御中

令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名・名前)

忘年会のご案内

拝啓 歳末の候、皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。今年一年格別のご厚情でお引き立ていただきましたこと心よりお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、恒例の忘年会を下記の通り開催する運びになりました。
つきましては、日頃のご厚情へのご挨拶を申し上げたく、また新年のさらなる飛躍のため相互の親睦を深めたく存じます。

なお新型コロナウイルスへの対策といたしまして、当日の会場にて新しい生活様式に則った3密対策を徹底してまいります。
また今後の社会状況次第では延期や中止も想定しております。

ご多忙のことと存じますが、是非ともご出席を賜りますようご案内申し上げます。

敬具

日時 20××年◯月◯日(◯) 午後◯時◯分より
場所 ▲▲▲
住所 ◯◯◯
※⚫️⚫️駅より徒歩◯分(できれば地図も)
駐車場 あり(もしくはなし、近隣に駐車場はあるか)
電話番号 ⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️
お問い合わせ先 幹事 ⚫️⚫️部 ◯◯◯◯
⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫(幹事電話番号)

新型コロナウイルスの対策として以下を実施します。

  • 当日検温の実施
  • アルコール消毒の設置
  • 広めの席配置、マスク会食

会場準備の都合上、お手数ではございますが◯月◯日までにご出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
なお、出欠を出したあとでも体調不良の理由での変更は可能ですので幹事にお知らせください。

不明点等ございましたら、ご連絡ください。

 

新型コロナウイルスのような今後どうなるかわからないため参加する側は不安になります。

現時点での考えや想定を案内文にいれることで、気づかいの文面をみて安心して返信ができます。ぜひ活用してみてください!

忘年会の案内文例完全ガイド!オンライン開催

新型コロナウイルスの影響で今シーズンの忘年会はどうするのか、緊急事態宣言が解除されたといってもまた第6波も懸念されているため、「開催しない」とする企業も増えています。

忘年会は居酒屋などお店で全員そろってすることが普通とされてきましたが、新様式ではオンラインで行う「リモート忘年会」の需要も高まっています。

リモート忘年会のメリット

コストがかからない

場所や食事代などのコストが削減できます。

感染リスクがない

リモートで行うため、マスクもフェイスガードもなしで気軽に参加できます。

出たり入ったりが可能

リモートなので場所の制限もなく、各々好きなタイミングで参加したり離脱することもでき、時間の都合もつけやすいです。

 

もちろん、オンラインで行うにはツールの準備(Zoomなど)や、飲み物食べ物は各自で準備しなければいけません。でも、普段からテレワークを行っている企業は準備は難しくないですし、飲み物食べ物も自分の好きなものを選べるので、お酒の場が苦手な人でも気軽に参加できます。

では、オンラインで忘年会を行う場合の社内向け案内状を紹介します。

社内向け

社員 各位

令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名)

リモート忘年会のご案内

今年も残りわずかになりました。
この度は、コロナ禍という事で通常の忘年会の開催は残念ながら行えません。ですが、この一年間の業を労うため密を回避したオンラインにて、忘年会を開催したいと思います。
それぞれの自宅にて行うため、外出する必要もなく安心して参加することができます。
もしよろしければご参加お願い申し上げます。

日時 20××年◯月◯日(◯) 午後◯時◯分より
使用ツール ⚫️⚫️
ログイン情報 (URLやミーティングIDを記載)
持ち物 好きな食べ物、飲み物
終了時間 ◯時

パソコンにて行うためセットアップが必要となります。わからない事があればお手伝いしますので◯◯までお声掛けください。

幹事 ⚫️⚫️部 ◯◯◯◯
⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️(幹事電話番号)

 

オンラインは時間を気にすることがないので、ついつい長引いてしまいます。終了時間を明記することで、終わりも分かりやすくなるのでポイントです!

次に社外向けの案内状を紹介します。

オンラインで行うためその後のやりとりも含めてメールの方が都合がいいかもしれませんが、状況にあわせて案内状を出してください。

社外向け

◯◯会社 御中

令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名・名前)

忘年会のご案内

拝啓 歳末の候、皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。今年一年格別のご厚情でお引き立ていただきましたこと心よりお礼申し上げます。
このたび弊社では、オンラインで忘年会を開催することを決定いたしました。
本来であれば直接お会いし、親睦を深めたいのですが、新型コロナウイルス感染拡大の影響もありオンラインでの開催になりますことご容赦くださいますようお願い申し上げます。
ご多忙のことと存じますが、是非ともご出席を賜りますようご案内申し上げます。

敬具

日時 20××年◯月◯日(◯) 午後◯時◯分より開始
使用ツール ⚫️⚫️
ログイン情報 (URLやミーティングIDを記載)

<お願い>
皆様で乾杯しますので、各自ドリンク、食べ物のご用意をお願いいたします。

終了時間は◯時を予定しています。ご多用中、誠に恐縮でございますが、ぜひご出席いただきたくご案内申し上げます。
なお、お手数ではございますが◯月◯日までにご出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。

お問い合わせ先 幹事 ⚫️⚫️部 ◯◯◯◯
⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫(幹事電話番号)
ログイン方法など不明点等ございましたら、ご連絡ください。

 

社外の方と行う場合は、簡単なタイムテーブルを記載すると分かりやすくなります。オンラインで行う忘年会も、対面と変わらず十分に相手を配慮することが大切です。

自宅だからと行って羽目を外しすぎない、あまり遅い時間まで開催しない、相手の家庭環境も考慮する、無理に誘わない、お酒も無理強いしない。

普段の飲み会と変わらず、丁寧な対応で良い関係を構築しましょう。

Zoomの参加方法は動画で紹介しますので参考にしてください。

これで失敗しない!Zoom会議にスマホで参加する方法

忘年会の中止案内例文

やむをえず忘年会が中止になった場合、速やかに中止案内を出しましょう。

平常時とコロナ禍の2パターン紹介します。

平常時

忘年会開催中止のお知らせ

拝啓 時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
この度、20××年◯月◯日(◯)に予定しておりました忘年会は⚫️⚫️⚫️(中止理由)のため開催を中止いたしました。

(中止理由の内容など)

皆様には大変ご迷惑をおかけします。
深くお詫び申し上げますとともに、ご理解、ご了承のほどお願い申し上げます。

敬具

令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名・名前)

コロナ禍の場合

忘年会開催中止のお知らせ

拝啓 時下ますますご清栄のことお慶び申し上げます。
さて、昨今の新型コロナウイルス感染症が拡大している状況を鑑み、公衆衛生の観点から20××年◯月◯日(◯)に開催予定しておりました忘年会は中止することといたしました。
ご多用の折、ご参加をご予定いただいた方におかれましてはご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。何とぞご理解賜りますようお願い申し上げます。

敬具

令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名・名前)

 

中止案内は一目で中止とわかるようにタイトルに「中止」と書きましょう。曖昧にすると相手が混乱してしまいます。

また、急ぎ中止を伝えるため時候の挨拶は不要ですが、目上の人が見てもいいように丁寧な文章を心がけます。

中止の理由もおおよそでも書いておいたほう読んだ方が納得されるので親切です。

まとめ

 

  • 忘年会の案内文例を社内、社外の平常時、コロナ禍の2パターンとオンラインで開催する場合で紹介しました。
  • 案内文は忘年会の1ヶ月前から2週間前までに出しましょう。
  • 社外の人や目上の方に出す場合は書面ですが、地図やお店のURLを添付でき、見忘れ防止にもなるのでメールも活用しましょう。
  • 例文は送る相手と、状況に応じて使い分けてください。
  • 中止になった場合は速やかに、中止になったことを明記して送りましょう。

新型コロナウイルスにより忘年会の開催を中止する企業が増えています。ですが、社内のコミュケーションや取引先の方と親睦を深めために、対面で話をすることは大切です。

この記事の例文を参考にして、案内文はコロナ感染に心配する気持ちも理解した安心感のああるメッセージを作成しましょう。

”withコロナ”新様式にあったオンラインでの開催も積極的にとりいれて、より参加者が増えるように案内文作成頑張りましょう!

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