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忘年会の案内文例完全ガイド!社内・社外・オンライン・コロナ禍での開催・中止例文!

なお新型コロナウイルスへの対策といたしまして、当日の会場にて新しい生活様式に則った3密対策を徹底してまいります。
また今後の社会状況次第では延期や中止も想定しております。

ご多忙のことと存じますが、是非ともご出席を賜りますようご案内申し上げます。

敬具

日時 20××年◯月◯日(◯) 午後◯時◯分より
場所 ▲▲▲
住所 ◯◯◯
※⚫️⚫️駅より徒歩◯分(できれば地図も)
駐車場 あり(もしくはなし、近隣に駐車場はあるか)
電話番号 ⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️
お問い合わせ先 幹事 ⚫️⚫️部 ◯◯◯◯
⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫(幹事電話番号)

新型コロナウイルスの対策として以下を実施します。

  • 当日検温の実施
  • アルコール消毒の設置
  • 広めの席配置、マスク会食

会場準備の都合上、お手数ではございますが◯月◯日までにご出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
なお、出欠を出したあとでも体調不良の理由での変更は可能ですので幹事にお知らせください。

不明点等ございましたら、ご連絡ください。

 

新型コロナウイルスのような今後どうなるかわからないため参加する側は不安になります。

現時点での考えや想定を案内文にいれることで、気づかいの文面をみて安心して返信ができます。ぜひ活用してみてください!

忘年会の案内文例完全ガイド!オンライン開催

新型コロナウイルスの影響で今シーズンの忘年会はどうするのか、緊急事態宣言が解除されたといってもまた第6波も懸念されているため、「開催しない」とする企業も増えています。

忘年会は居酒屋などお店で全員そろってすることが普通とされてきましたが、新様式ではオンラインで行う「リモート忘年会」の需要も高まっています。

リモート忘年会のメリット

コストがかからない

場所や食事代などのコストが削減できます。

感染リスクがない

リモートで行うため、マスクもフェイスガードもなしで気軽に参加できます。

出たり入ったりが可能

リモートなので場所の制限もなく、各々好きなタイミングで参加したり離脱することもでき、時間の都合もつけやすいです。

 

もちろん、オンラインで行うにはツールの準備(Zoomなど)や、飲み物食べ物は各自で準備しなければいけません。でも、普段からテレワークを行っている企業は準備は難しくないですし、飲み物食べ物も自分の好きなものを選べるので、お酒の場が苦手な人でも気軽に参加できます。

では、オンラインで忘年会を行う場合の社内向け案内状を紹介します。

社内向け

社員 各位

令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名)

リモート忘年会のご案内

今年も残りわずかになりました。
この度は、コロナ禍という事で通常の忘年会の開催は残念ながら行えません。ですが、この一年間の業を労うため密を回避したオンラインにて、忘年会を開催したいと思います。
それぞれの自宅にて行うため、外出する必要もなく安心して参加することができます。
もしよろしければご参加お願い申し上げます。

日時 20××年◯月◯日(◯) 午後◯時◯分より
使用ツール ⚫️⚫️
ログイン情報 (URLやミーティングIDを記載)
持ち物 好きな食べ物、飲み物
終了時間 ◯時

パソコンにて行うためセットアップが必要となります。わからない事があればお手伝いしますので◯◯までお声掛けください。

幹事 ⚫️⚫️部 ◯◯◯◯
⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️(幹事電話番号)

 

オンラインは時間を気にすることがないので、ついつい長引いてしまいます。終了時間を明記することで、終わりも分かりやすくなるのでポイントです!

次に社外向けの案内状を紹介します。

オンラインで行うためその後のやりとりも含めてメールの方が都合がいいかもしれませんが、状況にあわせて案内状を出してください。

社外向け

◯◯会社 御中

令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名・名前)

忘年会のご案内

拝啓 歳末の候、皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。今年一年格別のご厚情でお引き立ていただきましたこと心よりお礼申し上げます。
このたび弊社では、オンラインで忘年会を開催することを決定いたしました。
本来であれば直接お会いし、親睦を深めたいのですが、新型コロナウイルス感染拡大の影響もありオンラインでの開催になりますことご容赦くださいますようお願い申し上げます。
ご多忙のことと存じますが、是非ともご出席を賜りますようご案内申し上げます。

敬具

日時 20××年◯月◯日(◯) 午後◯時◯分より開始
使用ツール ⚫️⚫️
ログイン情報 (URLやミーティングIDを記載)

<お願い>
皆様で乾杯しますので、各自ドリンク、食べ物のご用意をお願いいたします。

終了時間は◯時を予定しています。ご多用中、誠に恐縮でございますが、ぜひご出席いただきたくご案内申し上げます。
なお、お手数ではございますが◯月◯日までにご出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。

お問い合わせ先 幹事 ⚫️⚫️部 ◯◯◯◯
⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫(幹事電話番号)
ログイン方法など不明点等ございましたら、ご連絡ください。

 

社外の方と行う場合は、簡単なタイムテーブルを記載すると分かりやすくなります。オンラインで行う忘年会も、対面と変わらず十分に相手を配慮することが大切です。

自宅だからと行って羽目を外しすぎない、あまり遅い時間まで開催しない、相手の家庭環境も考慮する、無理に誘わない、お酒も無理強いしない。

普段の飲み会と変わらず、丁寧な対応で良い関係を構築しましょう。

Zoomの参加方法は動画で紹介しますので参考にしてください。

忘年会の中止案内例文

やむをえず忘年会が中止になった場合、速やかに中止案内を出しましょう。

平常時とコロナ禍の2パターン紹介します。

平常時

忘年会開催中止のお知らせ

拝啓 時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
この度、20××年◯月◯日(◯)に予定しておりました忘年会は⚫️⚫️⚫️(中止理由)のため開催を中止いたしました。

(中止理由の内容など)

皆様には大変ご迷惑をおかけします。
深くお詫び申し上げますとともに、ご理解、ご了承のほどお願い申し上げます。

敬具

令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名・名前)

コロナ禍の場合

忘年会開催中止のお知らせ

拝啓 時下ますますご清栄のことお慶び申し上げます。
さて、昨今の新型コロナウイルス感染症が拡大している状況を鑑み、公衆衛生の観点から20××年◯月◯日(◯)に開催予定しておりました忘年会は中止することといたしました。
ご多用の折、ご参加をご予定いただいた方におかれましてはご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。何とぞご理解賜りますようお願い申し上げます。

敬具

令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名・名前)

 

中止案内は一目で中止とわかるようにタイトルに「中止」と書きましょう。曖昧にすると相手が混乱してしまいます。

また、急ぎ中止を伝えるため時候の挨拶は不要ですが、目上の人が見てもいいように丁寧な文章を心がけます。

中止の理由もおおよそでも書いておいたほう読んだ方が納得されるので親切です。

まとめ

 

  • 忘年会の案内文例を社内、社外の平常時、コロナ禍の2パターンとオンラインで開催する場合で紹介しました。
  • 案内文は忘年会の1ヶ月前から2週間前までに出しましょう。
  • 社外の人や目上の方に出す場合は書面ですが、地図やお店のURLを添付でき、見忘れ防止にもなるのでメールも活用しましょう。
  • 例文は送る相手と、状況に応じて使い分けてください。
  • 中止になった場合は速やかに、中止になったことを明記して送りましょう。

新型コロナウイルスにより忘年会の開催を中止する企業が増えています。ですが、社内のコミュケーションや取引先の方と親睦を深めために、対面で話をすることは大切です。

この記事の例文を参考にして、案内文はコロナ感染に心配する気持ちも理解した安心感のああるメッセージを作成しましょう。

”withコロナ”新様式にあったオンラインでの開催も積極的にとりいれて、より参加者が増えるように案内文作成頑張りましょう!

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