出会いと別れの季節がやってきましたね。
新入社員のみなさんも、１年仕事を頑張ってきて慣れてきた頃でしょうか？ビジネスの場面で、上司や取引先に手紙やメールを送る機会が多々ありますよね。
そのとき、挨拶文は入れていますか？「時候のあいさつ」をご存じでしょうか。
「何それ？聞いたことない」
「知ってるけど、使い慣れてなくて苦手」
若い社会人のあなたには、扱いにくい文章かもしれませんね。
わたしは、社会人経験１０年以上ですが挨拶文を扱うような仕事はしたことがありません。学校や、職場からもらう手紙の冒頭に、それらしい文章は見たことがある程度です。
今回記事を書くにあたり、色々ルールがあることが分かりました。
- そもそも挨拶文ってなに？
- 送る相手別 コピペして使える挨拶文
- カジュアルな挨拶文のNG行為
- 返信があった場合の返答例文
を紹介していきます。
この記事を読めば、挨拶文がどういうものなのか、相手にどのような挨拶文が適していて、失礼がないか、が分かるようになっています。
参考にしてみてください。
そもそも挨拶文ってなに？
挨拶文とは
手紙やメールで、冒頭から本題に入るのではなく、文字通り「挨拶」から始める文章のことを言います。
会社に出勤して、まずはお互い「おはよう」の挨拶から始まりますよね。それと同じことだと、わたしは思っています。
挨拶文には、漢語調・口語調の２種類に別れています。違いを見ていきましょう。
漢語調
口語調
調べてみてわたしが感じたのは
- 漢語調分かりにくい。書いててどういう意味なのかイマイチ分からない
- 口語調柔らかい。でも相手によっては、砕けすぎている気もする。
です。
ビジネスシーンで使う文章ですから、送る相手によって使い分ける必要がありますよね。何回も会ったことがあり、人となりの分かる方や立場が近い方には口語調でも良いのかもしれません。
一方、初めて連絡を取る方や、目上の方には漢語調を使うべきだなと感じました。
コピペして使える！３月のカジュアルな挨拶文 ビジネス・学校編
- 春霞のただよう季節となりましたが、いかがお過ごしでいらっしゃいますか？
- 桜便りも聞かれる頃合いとなって参りましたが、皆さまお変わりございませんか。
- 日ごとに春めいて参りましたが、平素より大変お世話になっております。
コピペして使える！３月のカジュアルな挨拶文 家族・親戚編
- 桃のつぼみも膨らみ、だんだんと春めいてくるこのごろですが、お変わりありませんか？
- 寒さも緩み、本格的な春が近づいてきました。
- 寒かったり、暖かかったりの日々ですが、風邪など引いていませんか？
コピペして使える！３月のカジュアルな挨拶文 友人・知人編
- だんだん暖かくなってきましたね。花粉症の〇〇さん、体調はどうですか？
- 卒業式は終わりましたか？もうすぐ社会人ですね。お変わりないですか？
- こちらの地域では、桜が咲き始めました。みなさん、お元気ですか？
カジュアルな挨拶文のNG行為は？
では、NGな行為とはどのようなものがあるのでしょうか。
どの場面でも言えることではありますが読んでいて、相手を不快・嫌な気持ちにさせるような表現はNGです。
様々な場面で、控えた方が良い表現を 『忌み言葉』 と言います。
具体的な場面で、説明します。
例①：取引先の方が病気・事故などで入院したと聞き、見舞いの手紙を出すとき
『繰り返す』『重なる』『たびたび』『再び』
→ 不幸が連鎖される印象を受けるので、このような表現はNGです。
OKな表現
- 相手を気遣う表現
- 仕事のことには触れず、快復を祈る言葉のみに留める
例②：相手先のお子さんが結婚したと聞き、お祝いの手紙を出すとき
『最後』『消える』『冷める』『壊れる』
→ 不幸を連想させるためNGな表現です。
『失う』『帰る』『切る』『離れる』『分ける』『破れる』
→ 夫婦の別れを連想させるためNGです。
忌み言葉をうまく言い換えて使いましょう。
- 終わる→ゴールを迎える
- 帰る→失礼する 帰省する
- 壊れる→全うする 形が変わる
- 最後→結び
など、表現ができます。上手に使ってみてください。
例③：相手先のお父様が亡くなられたと聞き、お悔やみの手紙を出すとき
『次に』『追って』『引き続き』『また』『生きていたころ』
→ 不幸が重なることを連想させるので、NGな表現です。
これも、言い換えて表現しましょう。
- 次に→新たに 別の機会に
- 追って→後ほど 同様に
- 引き続き→これからも さらに
などと言い換えることができます。
わたしは、出席できなかった友人の結婚式に電報を送ったことがあります。そのときは、このような忌み言葉を知らなかったので、内容が大丈夫だったか不安になりますね。
忌み言葉に注意して、相手を思いやる挨拶文を心がけましょう。
返信があった場合の返答方法
取引先や上司に送ったメールに返信が来ました。まず、届いたメールには基本的に全て返信しましょう。メールを確認したら、なるべく早く返信するように心がけましょう。
様々なパターン別に返答文例を見ていきましょう。
上司に返信する
上司への返信は『簡潔さ』が１番大事です。
- 内容がすぐ分かるように、件名を入れましょう
- 内容は箇条書きにしましょう
上司への返答例文
〇〇さん
- いただいたメール拝読しました。
- 〇〇の件、承知しました。
- 表題の件でございますが
- 〇〇について、お心遣いありがとうございます。
【本文を入れる】
- 今後とも何かとご指導くださいますようよろしくお願い致します。
- 今後とも引き続き何かとお教えくださいますよう宜しくお願い致します。
【自分の名前】
社内の日程調整メールの返信例文
日程調整のメールには、メールの差出人が書いた文章をそのまま残して返信メールを作成しましょう。
〇〇さん
お疲れ様です。
【部署】の【自分の名前】です。
日程の調整ありがとうございます。
＞〇〇ミーティングの日程について、下記の日程でご都合の良い日はありますでしょうか？
＞1．〇月〇日（〇）××時～××時
＞2．〇月〇日（〇）××時～××時
＞3．〇月〇日（〇）××時～××時
１と２は可能です。３は出張のため社内にはおりません。
以上よろしくお願い致します。
【自分の名前】
取引先との商談のお礼への返信メール例文
件名：Re:商談のお礼
【会社名】【相手の名前】様
お世話になっております。
昨日は、お忙しい中貴重なお時間をいただきありがとうございました。
【本文】
取り急ぎお礼を申し上げます。
【自分の名前】
まとめ
３月のカジュアルな挨拶文についてポイントはこちら
- 挨拶文とは、文字通り手紙やメールでの「おはよう」と同じこと。
- 漢語調、口語調を相手に合わせて使い分けよう。
- 忌み言葉を理解して、適切な言葉を使おう。
- 挨拶文を入れることで、相手に気持ちよくメールや手紙を読んでもらおう。
３月は特に、人事異動やなどで環境が変わる時期でもあります。そんなとき、相手を気遣う挨拶文が入っていることで好印象を持ってもらえます。
わたしは、メールの書き出しに
「体調はお変わりないですか？」
「皆さん、お元気でお過ごしですか？」
などの表現が入っている手紙やメールをもらったら、その場で「変わりないですよ」「〇〇が風邪を引いて寝込みました」とつ呟きそうです。
そして、そんなメールや手紙に返信したくなります。
この記事を参考にして挨拶文を入れて、心の通ったメールや手紙を作成してみてください。
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