新年会の案内文例完全ガイド！社内・社外・オンライン・コロナ禍での開催・中止例文！

新型コロナウイルスの影響で自粛生活を余儀なくされている毎日。

緊急事態宣言が解除されても、またいつ感染拡大するかわからないためまだまだ油断はできませんね。

そんな中、もうすぐ新しい年を迎えます。年が明けたら開催されるイベント、新年会です！

東京商工リサーチが行った、2021年「忘・新年会に関するアンケート」で回答の約７割が「忘・新年会の開催予定はない」と回答したそうです。

でも、できるなら新しい年をみんなでお祝いしていいスタートをきりたいですよね！

今回この記事では、新年会の案内文を社内向け、社外向けを平常時とコロナ禍の２パターンとオンライン開催の場合の案内文を紹介します！

さらに、やむおえず中止になったときの中止例文も紹介します。

幹事を任されている人は、どんな案内文をだせば参加してもらえるか・・・？と悩まれていると思います。

ぜひこの記事を参考にして、案内文作成していきましょう！

新年会案内文のマナーや構成は？

案内文は、催事の情報を相手に伝えるために書状です。新年会の日程や会場、参加費が決定したら、書面やメールを出しましょう。

情報は正確に伝え、出席を強制することのない文面になるように配慮することが大切です。

新年会の案内文を作成するために、まずは基本的なことを確認します。

案内文を送る時期

基本的に、案内文は遅くても開催日の１ヶ月前から２週間前にお知らせしましょう。受け取る側が余裕をもって対応できるように早めを心がけましょう。

逆に早く出しすぎると予定が決まらず保留にされ忘れられる場合もあるので注意です！

新年会は新年早々に行うか、やや遅めに行うところもあります。開催時期によって案内文を年内に送るか年始に送るかで内容（挨拶文）が違ってくるので注意です！例文にて詳しく紹介します。

構成

相手によって案内文の書き方は異なりますが、一般的には次の３つで構成されています。

• 挨拶文・・・日頃のお世話になているお礼やねぎらいの言葉、会の目的や参加のお誘いの言葉をいれます。
• 内　容・・・必要な内容（日時、場所など）を書きます。
• 添付物・・・地図やプログラムなど必要なものがあれば添付します。

必要事項

内容の必要事項は、以下をいれます。

• 会場名
• 会場の住所、電話番号
• 日時
• 地図や最寄りの駅名（地図を載せたほうがわかりやすいです）
• 参加費の金額（社外用には記載しません）
• 返信期限
• 幹事の連絡先

最近ではメールで送るのが一般的になっています。メールで送ることで返信の聞き忘れや、書面をなくすことがなくなるので整理もしやすくなります。

また、メールで送るメリットとしては添付してお店の地図やホームページを一緒に送ることも可能です。

書面で送るときの対象は、社外の人やメールが苦手な社員となります。目上の先輩であることが多いので、メールでもマナーに気をつけて文章を構成しますが、文章はより丁寧に作ること心がけてください。

手紙は相手に届くまで時間がかかるので、返信期限も考えて送りましょう。

新年会の案内文例完全ガイド！社内向け

社内向けの案内例文を平常時とコロナ禍、さらにそれぞれ年末に届くパターンと年始に届くパターンの案内文を紹介します。

平常時開催の案内文（12月までに届く）

その他挨拶文例

メールの場合は、件名に「新年会のお知らせ」といれます。そのとき【重要】や【要確認】など一緒にいれておくと見忘れを防ぐこともできます。

また地図やお店のホームページをリンクとして貼ると分かりやすくなりますし、最後にメールアドレスを書くことで返信しやすくなります。

年が明けてから送る場合は、時候の挨拶のかわりに新年の挨拶を書きましょう。必要事項の部分は変わらないので省きます。

下記はどの相手でも使える挨拶なので活用してください。

新年の賀詞の例

• 新年おめでとうございます
• 新春のお慶びを申し上げます
• 謹んで新年のお慶びを申し上げます
• 謹んで新春の寿ぎを申し上げます
• あけましておめでとうございます

年が明けてから届く挨拶文例（平常時）

次にコロナ禍の場合です。

コロナ禍開催で大切なことは、

• 感染対策をしておくこと
• 無理して出席する必要はないこと
• 一度出欠を返信したあとでも変更可能なこと

を案内文にいれておくことで安心して参加することができるのでおすすめです。

コロナ禍開催の案内文（12月までに届く）

基本は平常時と同じですが、コロナ禍の場合感染対策を行っていることを具体的にいれることで安心して出席できるのでポイントです！

年が明けてから届く挨拶文例（コロナ禍）

基本は平常時と同じですが、コロナ禍の場合感染対策を行っていることを具体的にいれることで安心して出席できるのでポイントです！

新年会の案内文例完全ガイド！社外向け

新年会は社内だけでなく、取引先やグループ会社など社外の方と催されることもあります。

社内の案内文よりかしこまった文のほうが好印象です。

平常時開催の案内文（12月までに届く）

挨拶の始まりには「頭語（拝啓）」、結びには「結語（敬具）」いれます。

社外向けには招待する形を想定しているので会費を書かないのが一般的ですが、参加費を徴収する場合は書いてあったほうが親切です。

取引先の重役に出す場合などはメールではなく案内状（返信ハガキ同封）を出すのが良いでしょう。

社外にだすものは失礼のないように丁寧な言い回し表現を使うと好印象です！

メールで案内状を作成する場合は「拝啓」「敬具」はつけずに「お世話になっております」「よろしくお願いします」と使用するのが一般的です。ですが、相手により気持ちが伝わるように丁寧な文面にする場合はつけても大丈夫です。

会社ごとにメールの文面が決まっているときは、上司や先輩に相談してみてください。

その他挨拶文例