新型コロナウイルスの影響で自粛生活を余儀なくされている毎日。
緊急事態宣言が解除されても、またいつ感染拡大するかわからないためまだまだ油断はできませんね。
そんな中、もうすぐ新しい年を迎えます。年が明けたら開催されるイベント、新年会です!
東京商工リサーチが行った、2021年「忘・新年会に関するアンケート」で回答の約7割が「忘・新年会の開催予定はない」と回答したそうです。
でも、できるなら新しい年をみんなでお祝いしていいスタートをきりたいですよね!
今回この記事では、新年会の案内文を社内向け、社外向けを平常時とコロナ禍の2パターンとオンライン開催の場合の案内文を紹介します!
さらに、やむおえず中止になったときの中止例文も紹介します。
幹事を任されている人は、どんな案内文をだせば参加してもらえるか・・・?と悩まれていると思います。
ぜひこの記事を参考にして、案内文作成していきましょう!
新年会案内文のマナーや構成は?
案内文は、催事の情報を相手に伝えるために書状です。新年会の日程や会場、参加費が決定したら、書面やメールを出しましょう。
情報は正確に伝え、出席を強制することのない文面になるように配慮することが大切です。
新年会の案内文を作成するために、まずは基本的なことを確認します。
案内文を送る時期
基本的に、案内文は遅くても開催日の1ヶ月前から2週間前にお知らせしましょう。受け取る側が余裕をもって対応できるように早めを心がけましょう。
逆に早く出しすぎると予定が決まらず保留にされ忘れられる場合もあるので注意です!
新年会は新年早々に行うか、やや遅めに行うところもあります。開催時期によって案内文を年内に送るか年始に送るかで内容(挨拶文)が違ってくるので注意です!例文にて詳しく紹介します。
構成
相手によって案内文の書き方は異なりますが、一般的には次の3つで構成されています。
- 挨拶文・・・日頃のお世話になているお礼やねぎらいの言葉、会の目的や参加のお誘いの言葉をいれます。
- 内 容・・・必要な内容(日時、場所など)を書きます。
- 添付物・・・地図やプログラムなど必要なものがあれば添付します。
必要事項
内容の必要事項は、以下をいれます。
- 会場名
- 会場の住所、電話番号
- 日時
- 地図や最寄りの駅名(地図を載せたほうがわかりやすいです)
- 参加費の金額(社外用には記載しません)
- 返信期限
- 幹事の連絡先
最近ではメールで送るのが一般的になっています。メールで送ることで返信の聞き忘れや、書面をなくすことがなくなるので整理もしやすくなります。
また、メールで送るメリットとしては添付してお店の地図やホームページを一緒に送ることも可能です。
書面で送るときの対象は、社外の人やメールが苦手な社員となります。目上の先輩であることが多いので、メールでもマナーに気をつけて文章を構成しますが、文章はより丁寧に作ること心がけてください。
手紙は相手に届くまで時間がかかるので、返信期限も考えて送りましょう。
新年会の案内文例完全ガイド!社内向け
社内向けの案内例文を平常時とコロナ禍、さらにそれぞれ年末に届くパターンと年始に届くパターンの案内文を紹介します。
平常時開催の案内文(12月までに届く)
社員 各位
令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名)
新年会のご案内
日々のお仕事、お疲れ様です。
さて、令和◯◯年の新年会を、下記の通り計画しております。
社内の親睦を図るとともに、新しい年の抱負を掲げ、さらなる飛躍の糧としていただければ幸いです。
実りある一年の始まりとして、ぜひ参加してください。
記
日時 20××年◯月◯日(◯) 午後◯時◯分より
場所 ▲▲▲
住所 ◯◯◯
※⚫️⚫️駅より徒歩◯分(できれば地図も)
駐車場 あり(もしくはなし、近隣に駐車場はあるか)
電話番号 ⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️
会費 ◯、◯◯◯円
※当日、なるべくお釣りが出ないようにご持参いただけると助かります。
幹事 ⚫️⚫️部 ◯◯◯◯
⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️(幹事電話番号)
誠に恐れ入りますが、⚫️月⚫️日までに幹事まで出欠を知らせてください。
ご不明な点がありましたら、ご連絡ください。
その他挨拶文例
親睦を深めるとともに、実りある一年のスタートとして英気を養いましょう。
ぜひ奮ってご参加ください。
メールの場合は、件名に「新年会のお知らせ」といれます。そのとき【重要】や【要確認】など一緒にいれておくと見忘れを防ぐこともできます。
また地図やお店のホームページをリンクとして貼ると分かりやすくなりますし、最後にメールアドレスを書くことで返信しやすくなります。
年が明けてから送る場合は、時候の挨拶のかわりに新年の挨拶を書きましょう。必要事項の部分は変わらないので省きます。
下記はどの相手でも使える挨拶なので活用してください。
新年の賀詞の例
- 新年おめでとうございます
- 新春のお慶びを申し上げます
- 謹んで新年のお慶びを申し上げます
- 謹んで新春の寿ぎを申し上げます
- あけましておめでとうございます
年が明けてから届く挨拶文例(平常時)
あけましておめでとうございます。
令和◯◯年の新年会を、下記の通り計画しております。
社内の親睦を図るととともに、新しい年の抱負を掲げ、さらなる飛躍の糧としていただければ幸いです。
実りある一年の始まりとして、ぜひ参加してください。
新年おめでとうございます。毎年恒例の新年会を下記の通り開催いたします。
今年一年の抱負を語り合い、社内の親睦をはかりますとともに、皆様のさらなる飛躍を祈念いたしまして、一夕をともにしたいと存じます。
ご多用中と存じますが、ぜひご出席くださいますようお願いします。
次にコロナ禍の場合です。
コロナ禍開催で大切なことは、
- 感染対策をしておくこと
- 無理して出席する必要はないこと
- 一度出欠を返信したあとでも変更可能なこと
を案内文にいれておくことで安心して参加することができるのでおすすめです。
コロナ禍開催の案内文(12月までに届く)
社員 各位
令和⚫️年⚫️月⚫️日
(部署名・名前)
新年会のご案内
日々のお仕事、お疲れ様です。
さて、令和◯◯年の新年会を、下記の通り計画しております。
新型コロナウイルスの感染拡大が懸念されており、参加にご心配をおかけているかと存じますが、会場の衛生管理を徹底したうえで開催することに決定しました。
また今後の社会状況次第では、延期や中止も想定しております。
皆様の健康が第一ですので、無理のない範囲で出欠の返信をいただけると幸いです。
記
日時 20××年◯月◯日(◯) 午後◯時◯分より
場所 ▲▲▲
住所 ◯◯◯
※⚫️⚫️駅より徒歩◯分(できれば地図も)
駐車場 あり(もしくはなし、近隣に駐車場はあるか)
電話番号 ⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️
会費 ◯、◯◯◯円
※当日、なるべくお釣りが出ないようにご持参いただけると助かります。
幹事 ⚫️⚫️部 ◯◯◯◯
⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫(幹事電話番号)
新型コロナウイルスの対策として以下の対策を徹底しています。
- 当日検温の実施
- アルコール消毒の設置
- 広めの席配置、マスク会食
誠に恐れ入りますが、⚫️月⚫️日までに幹事まで出欠を知らせてください。
なお、出欠を出したあとでも体調不良の理由での変更は可能ですので幹事にお知らせください。
ご不明な点がありましたら、ご連絡ください。
基本は平常時と同じですが、コロナ禍の場合感染対策を行っていることを具体的にいれることで安心して出席できるのでポイントです!
年が明けてから届く挨拶文例(コロナ禍)
新年おめでとうございます。毎年恒例の新年会を下記の通り開催いたします。
コロナ禍で大変な時期とは存じますが、今年一年の抱負を語り合い、社内の親睦をはかりますとともに、皆様のさらなる飛躍を祈念いたしたく存じます。
参加の際には事前に体調をご確認の上、マスクの着用、アルコール消毒液の使用をお願いします。
また今後の社会状況次第では、延期や中止も想定しております。
基本は平常時と同じですが、コロナ禍の場合感染対策を行っていることを具体的にいれることで安心して出席できるのでポイントです!
新年会の案内文例完全ガイド!社外向け
新年会は社内だけでなく、取引先やグループ会社など社外の方と催されることもあります。
社内の案内文よりかしこまった文のほうが好印象です。
平常時開催の案内文(12月までに届く)
◯◯会社 御中
令和⚫️年⚫️月⚫️日
(会社名・部署名・名前)
新年会のご案内
拝啓 師走の候、皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご厚情を賜り厚くお礼申し上げます。
つきましては、来る1月◯日午後◯時より、年明け早々にご多忙とは存じますが、下記の場所にて新年宴会を執り行いますので、ぜひともご出席を賜りますようご案内申し上げます。
敬具
記
日時 20××年◯月◯日(◯) 午後◯時◯分より
場所 ▲▲▲
住所 ◯◯◯
※⚫️⚫️駅より徒歩◯分(できれば地図も)
駐車場 あり(もしくはなし、近隣に駐車場はあるか)
電話番号 ⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️
お問い合わせ先 幹事 ⚫️⚫️部 ◯◯◯◯
⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫️ー⚫️⚫️⚫️⚫(幹事電話番号)
不明点等ございましたら、ご連絡ください。
なお会場準備の都合上、お手数ではございますが◯月◯日までにご出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
挨拶の始まりには「頭語(拝啓)」、結びには「結語(敬具)」いれます。
社外向けには招待する形を想定しているので会費を書かないのが一般的ですが、参加費を徴収する場合は書いてあったほうが親切です。
取引先の重役に出す場合などはメールではなく案内状(返信ハガキ同封)を出すのが良いでしょう。
社外にだすものは失礼のないように丁寧な言い回し表現を使うと好印象です!
メールで案内状を作成する場合は「拝啓」「敬具」はつけずに「お世話になっております」「よろしくお願いします」と使用するのが一般的です。ですが、相手により気持ちが伝わるように丁寧な文面にする場合はつけても大丈夫です。
会社ごとにメールの文面が決まっているときは、上司や先輩に相談してみてください。
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